So gewinnen und betreuen Sie Ehrengäste richtig

Ehrengäste verleihen Ihren Veranstaltungen besonderen Glanz und machen sie für Ihre übrige Gästeschar attraktiv und anziehend. Schon die Ankündigung, dass eine interessante, prominente Persönlichkeit als Ehrengast erwartet wird, lässt bei vielen Eingeladenen anderweitige Terminverpflichtungen rasch in den Hintergrund rücken.
Bei den Gastgebenden lösen Zusagen von Ehrengästen zwar ebenfalls Freude und Stolz aus – aber auch Nervosität und hektische Betriebsamkeit. Es ist für sie eine besondere Herausforderung, die zahlreichen Aktivitäten in planvolle und systematische Bahnen zu lenken und peinliche Fehler möglichst zu vermeiden.

Bleiben Sie realistisch

Nicht zu jeder Veranstaltung werden Sie den Bürgermeister, den Verbandspräsidenten, einen Vorstandsvorsitzenden, einen Nobelpreisträger oder einen TV-Star als Ehrengast gewinnen können.

Stellen Sie sich daher zu Beginn Ihrer Planung zunächst folgende Fragen:

• Welchen Anlass hat Ihre Veranstaltung? Wie wichtig ist der Anlass: Hat er regionale oder überregionale Bedeutung?
• Welche hochrangigen oder prominenten Persönlichkeiten haben einen Bezug zu Ihrer Veranstaltung?
• Haben Sie eine realistische Chance, eine oder mehrere dieser Persönlichkeiten als Ehrengäste zu gewinnen?
• Planen Sie Reden im Veranstaltungsablauf, und wen möchten Sie für ein Grußwort oder eine Rede gewinnen?
• Streben Sie eine Schirmherrschaft durch eine geeignete Persönlichkeit an, und wem möchten Sie dieses Angebot antragen?

Wie überzeugen Sie Ihren Wunschkandidaten?

Haben Sie die grundsätzlichen Fragen geklärt und eine Wunschliste mit Ehrengästen aufgestellt, greifen Sie zum Telefonhörer, und nehmen Sie Kontakt mit den Sekretariaten/ dem Management der Wunschkandidaten auf. Dieser direkte und persönliche Weg ist einer E-Mail-Anfrage vorzuziehen. Wenn das Telefongespräch gut läuft, werden Sie ohnehin gebeten, eine schriftliche Anfrage zu übermitteln.

Telefonisch anfragen und abstimmen

Bauen Sie Ihre telefonische Voranfrage einfach in der Reihenfolge folgender Fakten auf:

• Anlass
• Datum (Wenn Sie nicht auf ein bestimmtes Datum angewiesen sind, nennen Sie besser einen Zeitraum.)
• Ort
• Gästekreis
• Art der Mitwirkung des Adressaten (zum Beispiel Grußwort, Rede, Schirmherrschaft)

Sie bieten dem angesprochenen Sekretariat/Management mit diesen ersten schnellen Fakten die Möglichkeit, sofort einen Blick in den Terminkalender zu werfen sowie Erstinformationen bei nächster Gelegenheit an den Chef oder die Chefin weiterzuleiten.

Prominente Gäste – eine Frage des Geldes?

Wenn Sie einen ehemaligen Politiker, einen Medien-Star, einen berühmten Sportler oder Wissenschaftler für Ihre Veranstaltung gewinnen möchten, müssen Sie gegebenenfalls auch über Geld sprechen. Die meisten Prominenten haben feste Tagessätze, die im vier- bis fünfstelligen Bereich liegen.

Es ist wahrscheinlich, dass Prominente eine Gage verlangen wenn

• es sich um eine kommerzielle Veranstaltung handelt,
• sie keinen Bezug zu Ihrer Veranstaltung haben,
• sie sich vorbereiten müssen, um einen Vortrag oder eine Rede zu halten,
• sie keinen Nutzen (zum Beispiel Werbung, Presse-Echo) für sich selbst erkennen,
• es keine anderen guten Gründe (zum Beispiel Wohltätigkeit) gibt, auf eine Gage zu verzichten,
• es sich nicht um aktive Politiker handelt.

Schriftlich und verbindlich

Signalisiert Ihnen das Sekretariat/das Management des Prominenten, dass eine Teilnahme möglich wäre, ist es für Sie an der Zeit, eine schriftliche Anfrage zu formulieren. Beschränken Sie sich in Ihrem Anfrageschreiben auf die wichtigsten Details mit kurzen Sätzen. Für längere Zusatzinformationen fügen Sie besser entsprechende Anlagen bei.

Andererseits sollte es auch kein Sechszeiler sein. Versuchen Sie Ihren Text mit einer schnell lesbaren Schrifttype auf einer Briefseite unterzubringen.

Folgende Punkte sollte Ihre Anfrage enthalten:

• Nehmen Sie Bezug auf die telefonische Voranfrage.
• Beschreiben Sie den Anlass und die Art der Veranstaltung.
• Erläutern Sie die Bedeutung der Veranstaltung und den Bezug des erwünschten Ehrengastes zur Veranstaltung.
• Informieren Sie über den Veranstaltungsort, Zeitrahmen, den Gästekreis und über weitere Ehrengäste, bei denen Sie gegebenenfalls angefragt haben.
• Erläutern Sie Ihre Vorstellungen, wie der Ehrengast mitwirken soll. Formulieren Sie gegebenenfalls Ihre Bitte um ein Grußwort, eine Rede oder eine Schirmherrschaft.
• Betonen Sie Ihre besondere Freude über eine Teilnahme des Ehrengastes.

Informieren Sie Ihre Ehrengäste vorab

Hat Ihr Wunschkandidat zugesagt? Darauf sollten Sie umgehend mit schriftlichem Dankschreiben reagieren. Dies bietet zudem die günstige Gelegenheit, Einzelheiten zum Veranstaltungsablauf und weitere Hintergrundinformationen zu übermitteln.

Folgende Details sollten in Ihr Dankschreiben aufgenommen werden:

• Dank für die Zusage
• Hintergrundinformationen (Ablauf, Gästekreis, Teilnehmerzahl, weitere Redner etc.)
• Zeitplan/Ablauf der Veranstaltung
• Informationen zur maximalen Länge des Grußwortes/ der Rede
• Angaben zum Anschlussprogramm (falls vorgesehen) und zum Gästekreis
• Bitte (mit Begründung), den Grußworttext bereits vorab zuzusenden (zum Beispiel für Druck im Programmheft oder Vervielfältigung für Pressemappe)
• Frage nach Unterkunftswünschen, An- und Abreise sowie anderen notwendigen Details; gegebenenfalls mit dem Hinweis, diese Punkte mit Ihrem Sekretariat abzustimmen
• Hinweis, dass offizielle Einladungskarte noch zugesendet wird
• nochmaliger Dank

Einladungskarte – „p.m.“ nicht vergessen

Denken Sie daran, dem Ehrengast beziehungsweise den Ehrengästen die offizielle, gedruckte Einladungskarte zu schicken. Dies geschieht zu dem Zeitpunkt, wenn alle Gäste die Einladungen erhalten – je nach notwendigem Vorlauf, also vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung oder noch früher.

Streichen Sie die Zeile, in der um Antwort gebeten wird („U. A.w. g.“ oder ganzer Satz), durch, und setzen Sie handschriftlich „p.m.“ darüber. Das bedeutet „pour memoire“, also „zur Erinnerung“. Der Ehrengast hat ja bereits zugesagt und ist im Programm erwähnt, sollte somit nicht erneut antworten müssen.

Willkommen heißen – VIP-Version

Beweisen Sie Ihre Qualitäten als Gastgeber oder Gastgeberin, und gewähren Sie Ihren Ehrengästen ein besonderes Willkommen. Arrangieren Sie bereits am Flughafen, Bahnhof oder Hotel einen netten Empfang mit persönlicher Note. Nehmen Sie, wenn möglich, den Ehrengast persönlich in Empfang, und heißen Sie ihn herzlich willkommen. Bringen Sie dabei Ihre Freude zum Ausdruck, dass er zu Ihrer Veranstaltung gekommen ist.

Sollten Sie durch andere Aufgaben daran gehindert sein, den Ehrengast persönlich zu erwarten, beauftragen Sie jemanden aus Ihrem engeren Kreis, dies zu tun. Das kann zum Beispiel Ihr Mitveranstalter, eine Mitgastgeberin oder auch jemand aus Ihrem Mitarbeiterstab sein. Bitten Sie diese Person, den Ehrengast unmittelbar nach seiner Ankunft zu Ihnen zu führen, damit Sie ihn dann zu seinem Platz (gegebenenfalls in einen Raum zu einer Vorabzusammenkunft) geleiten können.

Transfer – Vorfahrt – Parken

Denken Sie daran, dass im Dienstwagen der Ehrenplatz grundsätzlich rechts hinten ist. Der nächstbeste ist links daneben. Holen Sie einen Ehrengast mit dem Privatwagen ab, überlassen Sie ihm am besten die Platzwahl. Es kann sein, dass er lieber vorn neben Ihnen sitzen möchte, um sich besser mit Ihnen unterhalten zu können. Erwarten Sie mehrere Ehrengäste, organisieren Sie eine Art Pendeldienst mit mehreren Mitarbeitenden.

Reist Ihr VIP mit eigenem Wagen an, sollte eine ungehinderte Vorfahrt gewährleistet sein. Informieren Sie das Sekretariat/Management des Ehrengastes über die besten Möglichkeiten, bis zu den Veranstaltungsräumen vorzufahren und zu parken. Denken Sie an einen Aufenthaltsraum und die Bewirtung für den Fahrer.

Denken Sie auch an die Sicherheit

Als Gastgeberin oder Gastgeber sind Sie auch für die Sicherheit Ihrer Gäste verantwortlich. Informieren Sie bei Veranstaltungen mit ranghohen Ehrengästen – vor allem aus Politik und Wirtschaft – die Polizei. Benennen Sie dabei Zeitpunkt, Dauer und Ort Ihrer Veranstaltung. Erledigen Sie dies auch, wenn Sie annehmen, dass sich das Sekretariat des Ehrengastes ebenfalls darum kümmert. Die Feinabstimmung erfolgt dann ohne Ihr Zutun zwischen den verschiedenen Sicherheitskräften.

Überlegen Sie bereits vor der Erstellung der Einladungen, wie die Einlasskontrolle erfolgen soll. Vermerken Sie auf der Einladungskarte, ob ein Lichtbildausweis mitgebracht werden muss oder ob lediglich die Einladungskarte zum Eintritt berechtigt.

Begrüßungsgeschenk – kleine Überraschung, große Wirkung

Erwarten Sie Ehrengäste, die übernachten werden, sollten Sie an ein kleines Willkommensgeschenk denken. Ein Blumenstrauß, eine Obstschale, eine kleine Flasche Sekt, eine orts- oder regionaltypische Kleinigkeit als Begrüßungspräsent im Hotelzimmer zeigen jedem Ehrengast: Mir wird besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Sie sollten an solchen Kleinigkeiten nicht sparen. Einen besonders nachhaltigen positiven Eindruck werden Sie hinterlassen, wenn Sie die Lieblingsmarke beispielsweise bei Sekt, Schokolade, Zigarren herausfinden (Sekretärinnen können in der Regel darüber Auskunft geben).

Schreiben Sie einen Willkommensbrief

Eine weitere nette Geste ist ein persönliches Begrüßungs-Schreiben, das Sie im Hotelzimmer oder an der Rezeption für Ihren Ehrengast hinterlegen. Haben Sie ausländische Gäste, sollte dieser Brief in deren Landessprache verfasst sein. Dies gilt ebenso für ein eventuelles Besucherprogramm, das Ihre Gäste zusammen mit einem Stadtplan und weiteren Informationen im Hotelzimmer vorfinden sollten.

Beugen Sie Peinlichkeiten während der Feierlichkeiten vor

Platzierung in der ersten Reihe

Bei Saalbestuhlung gehört es zu Ihrer Pflicht, Ihre Ehrengäste und Redner in der ersten Reihe – mit Namensschildern auf den Stühlen – zu platzieren. Wenn ausreichend Platz ist, auch die begleitenden Familienangehörigen. Die ranghöchsten Plätze in einer Stuhlreihe sind die mittleren, die nächstbesten sind die äußeren. Sie platzieren also rangfolgegemäß von innen nach außen. Der ranghöchste Ehrengast sitzt in der Reihenmitte rechts neben dem oder der Gastgebenden.

Bei einer Saalbestuhlung mit Mittelgang können Sie die Seite der Reihe, die dem Rednerpult direkt gegenüberliegt, zur Hauptseite deklarieren. Dann wiederum ist der Ehrenplatz in der Mitte dieser Stuhlreihenhälfte. In einem Raum mit Empore oder höher gelegenen Mittellogen wie in Theatern oder Konzertsälen können Ehrenplätze außerdem in der ersten Reihe im ersten Rang liegen.

Ehrenplätze während des Essens

Bei der Platzierung am Tisch sind die ranghöchsten Plätze rechts neben den Gastgebenden, die Plätze links von ihnen die nächstbesten. Bei einer Tischplanung für große Saalveranstaltungen sollten Sie auch die Nähe zur Bühne (zum Podium) im Blick haben, falls Ihr Ehrengast sich während der Veranstaltung dorthin begeben muss. Er sollte diesen Weg bequem zurücklegen können, ohne sich mühsam durchschlängeln zu müssen.

Auswahl der Tischnachbarn

Bei einem Essen soll Ihr Ehrengast mit einem speziell auf ihn zugeschnittenen und interessanten Gästekreis in Berührung kommen. Dieser sollte möglichst viele Bereiche – Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kirche, Kultur – abdecken, dennoch aber nicht zu unterschiedlich sein und zumindest einen kleinen gemeinsamen Nenner aufweisen. Das können zum Beispiel ein Bezug zum Herkunftsland, besondere Interessengebiete oder Vorlieben des Ehrengastes (und seiner Delegation sein).

Die Auswahl der oft auch durch räumliche Gegebenheiten eingeschränkten Teilnehmerzahl erfordert Einfallsreichtum und Fingerspitzengefühl. Sie sollten deshalb die Einladungsliste sehr sorgfältig planen, bei ausländischen Gästen möglichst auch einige Teilnehmer hinzuziehen, die die Sprache des Ehrengastes sprechen. Das kommt immer gut an, denn es zeigt, dass Sie sich wirklich Gedanken gemacht haben.

Verabschiedung – der letzte Eindruck

Der letzte Eindruck stützt oder mindert die angenehme Erinnerung! Geleiten Sie als Gastgeberin oder Gastgeber deshalb einen Ehrengast zum Ausgang, und danken Sie ihm dabei nochmals herzlich für sein Kommen.

Haben Sie einen Ehrengast, der ohne Fahrer sofort nach Ihrer Veranstaltung zum Bahnhof oder Flugplatz muss, sollten Sie unbedingt für eine Fahrgelegenheit sorgen. Die optimale Betreuung darüber hinaus wäre dann, dass Sie ihn selbst bis dahin begleiteten. Ist das nicht möglich, weil Sie beispielsweise noch Gastgeberpflichten bei Ihrer Veranstaltung erfüllen müssen, sollten Sie für eine angemessene Begleitung sorgen.

Service bis zum Schluss

Handelt es sich um eine bedeutende offizielle Gastdelegation, kümmern Sie sich auch um die reibungslose Abwicklung des Abflugs. Dabei hilft an jedem Flughafen der Betriebsleiter, beispielsweise beim Einchecken des Gepäcks, an manchen Flughäfen die VIP-Betreuung gegen Gebühr. Informieren Sie den Service vorab über Flugnummer und Zeitpunkt des Abflugs. Bis zum Abflug sollten Sie Ihren Ehrengästen in der Lounge Gesellschaft leisten. Ihre Rolle kann auch hier durch eine von Ihnen ausgewählte adäquate Begleitperson übernommen werden.

Ein besonderes Extra

Einen besonders guten Eindruck hinterlassen Sie, wenn Sie sich einige Tage nach der Veranstaltung mit einem Brief, Fotos und dem Presse-Echo beim Ehrengast erneut in Erinnerung bringen. Sicher wird Ihr Ehrengast die Veranstaltung so in besonderer Erinnerung behalten und gerne wiederkommen.

Checkliste – prüfen Sie alles durch

Nachfolgende Checkliste fast diesen Beitrag zusammen und enthält die wesentlichen Details, an die Sie bei der Einladung und Betreuung von Ehrengästen denken müssen. Sie sehen auf einen Blick, was es in welcher zeitlichen Abfolge bei der Betreuung von Ehrengästen zu beachten gibt. Prüfen Sie sie die Punkte einzeln, und perfektionieren Sie die Vorbereitungen für Ihre Veranstaltung.

Vorbereitung

Vorüberlegung: mit oder ohne Ehrengast?

Entscheidung über Einbindung des Ehrengastes (Grußwort, Rede, Schirmherrschaft)

Aufstellung einer Liste mit gewünschten Ehrengästen

telefonische Voranfrage im Sekretariat

schriftliche Anfrage

Dankschreiben für Zusage

Einladungskarte versenden („p. m.“ nicht vergessen)

Informationen an die örtliche Polizei über zu erwartende Ehrengäste

Begrüßungsgeschenk und Willkommensschreiben (ins Hotelzimmer, wenn Ehrengäste übernachten)

willkommen heißen

Empfang des Ehrengastes (Flughafen, Bahnhof oder Hotel)

Abholung des Ehrengastes (mit Firmenwagen, Mietwagen oder Shuttle/VIP-Bus)

Einweisungspersonal bestimmen für Vorfahrt, Parkplatz, Wagenabruf

Aufenthaltsraum und Bewirtung für Fahrer und Sicherheitspersonal vorbereiten

Holding Room: Gästekreis festlegen, Raum vorbereiten (Sitzgelegenheiten, Stehtische, kalte und warme Getränke, Blumendeko)

Verabschiedung

Abreise: PKW mit Fahrer bereitstellen; bei Flughafenabfertigung: Begleitung klären, Absprache mit Flughafen (Service über VIP-Abfertigung)

Zusendung eines weiteren Briefs mit Fotos und Presse-Echo nach den Feierlichkeiten