So verhalten Sie sich am Arbeitsplatz richtig: Die 6 kniffligsten Etikette-Situationen

Gewandtes Auftreten und gute Umgangsformen sind mehr denn je ein Karrierefaktor. Doch wie verhalten Sie sich in schwierigen Situationen richtig – etwa wenn Gerüchte über Sie kursieren oder man Sie mit einem Duzangebot überrumpelt? Die kniffeligsten Fragen zum Thema Büro-Etikette beantwortet der große Knigge.

1. Situation: Duzen ablehnen

Sie werden von dem Duzangebot eines Kollegen überrumpelt. Dürfen Sie ablehnen?

Ja – und nein. Denn auch hier kommt es auf die Firmenkultur an. Es ist heute längst nicht mehr so, dass sich Kollegen nur noch dann duzen, wenn sie sich schon länger kennen oder einander sympathisch sind. In einigen Unternehmen gehört das Duzen zum guten Ton.

• Akzeptieren Sie den Unternehmensstil
  Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, in dem sich alle duzen, Geschäftsleitung wie Sachbearbeiter, dann sollten Sie diesen Stil akzeptieren – und mitmachen. Das Du ist hier dem englischen „You“ vergleichbar und hat keine explizit freundschaftliche Bedeutung.
• So lehnen Sie ein Duzangebot ab
  In allen anderen Fällen können Sie ein Duzangebot durchaus ablehnen, wenn Sie sich überrumpelt fühlen. Wichtig ist: Ihr Kollege sollte verstehen, dass Ihre Ablehnung keine Ab- oder Bewertung seiner Person bedeutet.Formulieren Sie Ihre Absage freundlich: Bringen Sie zuerst Ihre Freude über das Angebot zum Ausdruck. Fügen Sie dann eine Erklärung an, warum Sie es nicht annehmen möchten.
• Würdigen Sie das Verhalten
  „Oh, vielen Dank. Es freut mich, dass Sie unsere Beziehung als so vertrauenswürdig einstufen. Ich bin allerdings der Typ, der im Geschäftlichen generell lieber beim Sie bleibt. Ich hoffe, diese Marotte von mir ändert nichts an unserem freundschaftlichen Verhältnis.“
  
  

  Tipp: Lassen Sie Ihr Gegenüber gut dastehen. Bezeichnen Sie sich beispielsweise ruhig selbst als konservativ oder altmodisch. Wenn Sie den “Makel” bei sich sehen, bekommt der Abgewiesene nicht das Gefühl, sich mit seinem Angebot dumm oder falsch verhalten zu haben.

  Extra-Wissen: Dürfen Sie den Chef abweisen? Möchten Sie das Duzangebot vom Chef ablehnen, ist eine gute Erklärung notwendig: „Vielen Dank, lieber Herr Sommer, dieses Angebot freut mich sehr. Dennoch möchte ich es lieber nicht annehmen. Im Berufsleben könnte das Du von Dritten missverstanden werden, Gerüchte über Bevorzugung könnten entstehen und unsere Arbeit belasten. Das möchte ich gern von vornherein vermeiden und deshalb lieber beim Sie bleiben.“

2. Situation: Die Gerüchteküche brodelt

Sie erfahren, dass Gerüchte über Sie verbreitet werden. Was tun?

Aus Serbien stammt die Weisheit „Der gute Ruf geht weit, aber der schlimme geht noch viel weiter“. Wenn Gerüchte über Sie verbreitet werden, sollten Sie daher unbedingt aktiv werden.

BEISPIEL: Vertriebsregionalleiter Jens W. bewirbt sich firmenintern um die Position des Bereichsleiters. Da kommt ihm zu Ohren, dass im Stammhaus das Gerücht umgeht, er sei im Gefängnis gewesen. Er musste tatsächlich einmal unverschuldet eine Nacht im Gefängnis verbringen. Es handelte sich um eine Verwechslung, die vollends aufgeklärt wurde. Jens W. grübelt, wer das Gerücht aufgebracht hat – doch es ist schon weit verbreitet.

• Missverständnisse klären
  Oft beruhen Gerüchte einfach nur auf Missverständnissen zwischen Kollegen. Jetzt können Sie die Gelegenheit nutzen, das Missverständnis zu klären, und dem Gerücht so seinen Nährboden zu entziehen.
  

  Experten-Tipp: Erzählen Sie wichtigen Schlüsselfiguren Ihre Version Haben Sie konkrete Hinweise, dass man über Sie tuschelt, sollten Sie Ihre Version der Dinge kommunizieren. BEISPIEL: Jens W. setzt sich in der Kantine neben Frau Schmidt und Herrn Klein, die gern tratschen. Er lenkt das Gespräch auf das Gerücht: „Ihr glaubt nicht, was ich letztens gehört habe, oder? Irgendjemand hat erzählt, ich hätte eine kriminelle Vergangenheit. Was sagt ihr dazu? Das einzig Kriminelle, womit ich ‚angeben’ kann: Ich musste aufgrund einer Verwechslung tatsächlich einmal eine Nacht unschuldig in der Zelle verbringen. Das ist alles.“ Jens W. ist sich sicher, dass Frau Schmidt und Herr Klein diese Neuigkeiten sofort brühwarm weitererzählen und seine Gegendarstellung verbreiten werden.

• Holen Sie sich Unterstützung
  Gelingt es Ihnen auf diesem Weg nicht, ein Gerücht allein aus der Welt zu schaffen, dürfen und sollten Sie den Vorfall melden (bei Ihrem Vorgesetzten, beim Geschäftsführer, bei dem für Sie zuständigen Personalreferenten oder beim Betriebsrat). Entscheiden Sie sich für dieses Vorgehen aber nur in schwer wiegenden Fällen, nicht etwa bei einem harmlosen oder spaßigen Gerücht.
  BEISPIEL: Trotz zahlreicher Versuche hält sich das rufschädigende Gerücht, Jens W. sei kriminell gewesen. Er entschließt sich schließlich, den Vorfall seinem Vorgesetzten zu melden. Gemeinsam verfassen beide ein Rundschreiben, in dem sie das böse Gerücht dementieren. Der Vorgesetzte stellt sich dabei demonstrativ hinter seinen Mitarbeiter – der formvollendetste Weg, der Ihnen in einem solchen Fall zur Verfügung steht.
  

  Experten-Tipp: Beugen Sie vor Flachsereien unter Kollegen sind in den meisten Unternehmen üblich, nehmen Sie diese am besten mit Humor. Gehen die Scherze und Angriffe jedoch unter die Gürtellinie, sollten Sie einschreiten. Signalisieren Sie Verständnis, zeigen Sie jedoch auch Ihre Grenzen: „Nichts gegen ein paar Scherze, ich spendiere gern einmal einen Lacher auf meine Rechnung. Doch nun ist es genug. Zurück zum Thema …“

3. Situation: Gästeempfang

Sie empfangen als Geschäftsfrau männliche Gäste. Wie verhalten Sie sich richtig?

Wie bereits gesagt: Im Business entscheiden Hierarchien, die Gast- und die Gastgeberrolle darüber, wer zum Beispiel wem den Vortritt lässt, den Platz anbietet, das Getränk einschenkt. Erst wenn weder die Hierarchie noch die Rolle weiterhelfen, entscheiden andere Kriterien, wie zum Beispiel Alter und Geschlecht.

Entscheiden Sie situationsgerecht

BEISPIEL 1: Im Konferenzraum schenkt die Gastgeberin ihren beiden Gästen – einem Projektleiter und einer Projektleiterin – Mineralwasser nach. Da beide Gäste auf einer Hierarchieebene sind, beginnt sie mit dem Einschenken bei der Dame.

BEISPIEL 2: Der Gastgeber begrüßt zwei Projektleiter eines Kooperationspartners. Er gibt zuerst dem Projektleiter die Hand, mit dem er schon seit Jahren zusammen arbeitet und viele Projekte erfolgreich gemeistert hat.

• Bitte keinen Geschlechterkampf: Die fürsorgliche Geschäftsfrau und der Gentleman
  Trotz aller Emanzipation und modernen Etiketteregeln, gibt es ihn noch: den – meist etwas älteren – Gentleman, der selbst im Berufsleben nach privaten Regeln agiert: Er kommt Ihnen bei jeder Tür zuvor, wartet hartnäckig, bis Sie als Erste in den Fahrstuhl treten, und wechselt hinter Ihnen jedes Mal wieder auf Ihre linke Seite, wenn es Ihnen gerade gelungen ist, ihn an Ihrer rechten Seite zu positionieren.
  

  Tipp: Lassen Sie ihn gewähren und nehmen Sie seine Kavaliersgesten wohlwollend an. Gastfreundschaft bedeutet, sich um das Wohlbefinden des Gastes zu kümmern, und offensichtlich fühlt sich der Kavalier in der Rolle des Gentlemans wohl. Seine Gesten hindern Sie nicht daran, ebenfalls aufmerksam und fürsorglich zu sein.

4. Situation: Repräsentieren bei Geschäftstreffen

Müssen Sie immer im Anzug oder Kostüm erscheinen?

Was als „richtige“ oder „falsche“ Berufskleidung empfunden wird, hängt von den Erwartungen Ihres Gegenübers ab. Es gibt tief sitzende Vorstellungen, etwa bei Kunden und Geschäftspartnern. Einen Steuerberater oder Anwalt erwarten Klienten beispielsweise im dunklen Anzug, während Filmemacher auch in Jeans und T-Shirt oder Werkleiter im blauen Kittel akzeptiert werden.

• Welche Werte repräsentieren Sie?
  Wichtig ist also, dass Ihre Kleidung den Erwartungen Ihrer Gesprächspartner entspricht. Denn erfüllen Sie die Erwartungen nicht, überträgt Ihr Gegenüber dies unbewusst auf Ihre beruflichen Fähigkeiten: „Falsch gekleidet, also nicht tüchtig im Job“ – ein Eindruck, den Sie sicherlich nicht erwecken wollen! Fragen Sie sich bei der Auswahl Ihrer beruflichen Garderobe immer: Welche Signale will oder muss ich mit meinem Outfit senden, damit ich den Erwartungen meines Unternehmens/der Kundschaft entspreche? Zeigen Sie durch Ihre Kleidung, dass Sie diese Erwartungen berücksichtigen und Ihre Rolle, Ihre Position und Ihre Aufgaben ernst nehmen.
• So treffen Sie die richtige Entscheidung
  In einigen Firmen muss es jeden Tag Kostüm und Anzug sein, in anderen nur bei wichtigen Geschäftsbesuchen. Dennoch gibt es einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des passenden Erscheinungsbildes helfen:
  • Das Umfeld und der Anlass bestimmen die Erwartungen. Orientieren Sie sich an der Firmenkultur und daran, was Kollegen und Vorgesetzte tragen.
  • Als Ranghöherer sollten Sie immer einen Tick besser gekleidet sein als Ihre Mitarbeiter.
  • Sind Sie nicht so ganz sicher, was passend ist, gilt die Regel „Besser under- als overdressed, besser schlicht als auffällig“.

  Tipp: Nehmen Sie diese Aussage einer Top-Managerin als Orientierungshilfe: “Spätestens wenn ich ausländischen Geschäftsbesuch erwarte, denke ich über Alternativen zum klassischen Kostüm (für Männer: Anzug) gar nicht mehr nach. Das ist dann für mich obligatorisch.”

5. Situation: Unpünktlichkeit

Müssen Sie sich mit „Zuspätkommern“ abfinden?

Ein Sprichwort sagt: „Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige“. Doch jeder von Ihnen kennt sicherlich einen oder mehrere Kollegen, die es mit derart königlichem Be nehmen nicht so genau nehmen. Das zeugt – gerade bei Besprechungen – von wenig Rücksicht und ist oft sogar ein echtes Ärgernis: Wesentliche Informationen müssen wiederholt werden – oder die pünktlich erschienenen Teilnehmer werden bestraft, indem sie warten müssen.

So bekommen Sie das Problem in den Griff

• Haben Sie keine Scheu, zum festgesetzten Zeitpunkt mit der Sitzung zu beginnen, auch wenn noch Teilnehmer fehlen. Das ist weder ruppig noch taktlos, sondern zeugt von Respekt gegenüber den pünktlich erschienenen Anwesenden. Sie setzen so außerdem ein deutliches Signal, dass Sie die Unhöflichkeit der zu spät Kommenden nicht akzeptieren.
• Gehen Sie möglichst unauffällig über die zu spät Kommenden hinweg. Unterbrechen Sie Ihre Ausführungen nicht, weder um einen Nachzügler zu rügen („Warum konnten Sie nicht pünktlich bei uns sein?“) noch um ihn extra zu begrüßen („Nun hat auch Kollege Mustermann den Weg zu uns gefunden. Ich begrüße Sie ganz herzlich.“).
• In regelmäßigen Statusbesprechungen und bei einem Jour fixe können Sie das Thema Pünktlichkeit separat besprechen. „Diejenigen, die pünktlich sind, sollen nicht dadurch benachteiligt werden, dass sie auf die Unpünktlichen warten müssen und sich die Besprechung in die Länge zieht.“ Dieses Argument sollte jedem einleuchten.

6. Situation: Partytime – Grund zum Feiern

Dürfen und sollten Sie bestimmte Anlässe im Büro feiern? Wenn ja, wie?

Es kommt auf die Gepflogenheiten in Ihrem Unternehmen an. In den meisten Büros werden als übliche Anlässe gefeiert: Einstand, Abschied, Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, bei den Letztgenannten ist oft auch der (frisch gebackene) Ehepartner und/oder das neugeborene Kind dabei.

Anders als bei privaten Veranstaltungen können Sie am Arbeitsplatz nicht nur einladen, wen Sie mögen. Hier müssen alle eingeladen werden: die ganze Abteilung, Ihr gesamtes Team oder – bei kleineren Betrieben – die komplette Firma.

Möchten Sie nicht die komplette Einheit, sondern nur einige Kollegen einladen, bleibt Ihnen als einziger Ausweg, außerhalb zu feiern. Das ist auch empfehlenswert, wenn in Ihrer Firma private Feiern nicht gern gesehen werden: Weichen Sie ins Bistro um die Ecke aus.

• Sprechen Sie sich mit dem Chef ab
  Holen Sie auch in feierfreudigen Unternehmen das Einverständnis Ihres Vorgesetzten oder der Geschäftsleitung ein, bevor Sie einladen. Klären Sie zum Beispiel, ob auch mit Sekt oder nur mit alkoholfreien Getränken angestoßen werden darf. An welchem Wochentag und zu welcher Tageszeit kann Ihr Chef das Team am ehesten für eine zusätzliche Kaffeepause oder einen Umtrunk freistellen?
  

  Tipp: Wenn es im Unternehmen üblich ist, bestimmte Anlässe zu feiern, sollten Sie sich nicht davor drücken.

  Wählen Sie für Ihre Einladung das Medium, das in Ihrem Betrieb für solche Fälle üblich ist: die mündliche oder telefonische Einladung, die schriftliche Einladung per E-Mail oder auch per Brief oder Aushang.

• Wann und wo dürfen Sie feiern?
  Für die Mittagspause eignen sich belegte Brötchen, Schnittchen oder Kaffee und Kuchen. Ist im Unternehmen das Anstoßen mit einem Gläschen Sekt oder Wein erlaubt, ist ein Termin zum Ende der Arbeitszeit sinnvoll. Damit vermeiden Sie, dass Arbeitskraft verloren geht und die Geschäftsleitung verärgert wird. Zeigen Sie sich professionell: Sie sollten nicht ans Feiern denken, wenn gerade Präsentationsvorbereitungen auf Hochtouren laufen oder wichtiger Geschäftsbesuch erwartet wird. Oft finden der Umtrunk oder das Kuchenessen im eigenen Büro statt. Schaffen Sie in diesem Fall genügend Platz im Raum. Falls nötig, besorgen Sie Stühle, zum Beispiel für ältere oder schwangere Kolleginnen. Achten Sie auch darauf, dass alle Akten und Papiere in Sicherheit gebracht werden, damit sie von Wein- oder Fettflecken verschont bleiben.
• Vergessen Sie das Saubermachen nichtFür Feiern im Konferenz- oder Aufenthaltsraum gilt darüber hinaus: Sorgen Sie dafür, dass der Raum nach dem Fest wieder in seinen Urzustand gebracht wird. Wenn Sie dazu das Putz-Team einschalten, denken Sie auch daran, Ihren Dank in Form einer kleinen Aufmerksamkeit oder eines entsprechenden Trinkgelds zu zeigen.

Das sollten Sie noch berücksichtigen

1. Bei Bürofeiern sollte Alkohol immer nur in Maßen genossen werden. Achten Sie deshalb als Gastgeber darauf, dass niemand zu viel trinkt. Es ist absolut kein Etikette-Fehler (und zeugt auch nicht von Geiz), wenn Sie Ihren Gästen bei einer Bürofeier nur langsam nachgießen oder diese sich selbst bedienen.
2. Für Einstandsfeiern gilt: Lassen Sie vor Ablauf der Probezeit die Korken lieber nicht knallen. Selbst wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen drängeln, sollten Sie Ihren Einstand erst dann geben, wenn Sie sicher sind, übernommen zu werden.
3. Ob Sie Ihren Abschied feiern wollen, hängt von den Umständen ab. Verlässt ein beliebter Kollege die Abteilung, darf das Fest ruhig von den Verbleibenden initiiert und organisiert werden – vielleicht sogar mit einem kleinen Geschenk.