Die Kunst des Visitenkarten-Tauschs: So bleiben Sie im Gespräch und kommen ins Geschäft

Dass man in Asien die Visitenkarten-Etikette beachten muss, haben viele Menschen schon einmal gehört. Wer allerdings denkt, in Deutschland könne man beim Kartentausch nicht so viel falsch machen, der irrt.

Lesen Sie in diesem Beitrag aus dem , wie und wann Sie Ihre Karte überreichen und dabei angenehm in Erinnerung bleiben.

Anti-Knigge: Vermeiden Sie diese Fehler

1. Erst gar keine Visitenkarten dabei haben
   Wer seine Visitenkarten ständig vergisst oder sie in der Tasche lässt, kann keinen positiven Eindruck hinterlassen. Ohne Visitenkarte bleiben Sie schlechter oder gar nicht in Erinnerung.
2. Kreative Bastelstunden
   Karten selbst am PC zu gestalten und auszudrucken ist billig – doch genauso wirkt es leider auch. Setzen Sie besser auf Digitaldruck, der selbst bei kleinen Auflagen gute Qualität und günstige Preise bietet.
3. Dreckige und zerknickte Karten
   Ihre Karten sind ein Image-Werkzeug, das einen positiven ersten Eindruck unterstreichen kann. Wer allerdings erst in den Tiefen seiner Aktentasche wühlen muss, um ein paar ramponierte Exemplare zu präsentieren, hat den Zweck verfehlt.
4. Nostalgie-Charme
   Manche Menschen halten noch an ihren alten Visitenkarten fest, selbst wenn sich ihre Kontaktdaten längst geändert haben. Diese Form der Sparsamkeit kann im Geschäftsleben schädlich sein. Mit veralteten Angaben auf Ihrer Karte suggerieren Sie, dass Sie auch sonst nicht auf dem neuesten Stand sind. Handschriftlich korrigierte Karten wirken außerdem unprofessionell.
5. Konkurrenz für die „Villa Kunterbunt“
   Halten Sie das Design schlicht oder beauftragen Sie einen Experten. Spielereien mit zu vielen Schrifttypen, -größen, Hervorhebungen und Farben wirken unprofessionell.

Ein guter Start – dank Kartentausch

Noch immer ist der Tausch von Visitenkarten ein wichtiges Ritual, wenn Geschäftsleute aufeinander treffen. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von Daten und Förmlichkeiten.
Es geht auch um

• die Geste des Geben und Nehmens,
• die Würdigung des Gegenübers, seiner Position und seiner Firma durch genaue Betrachtung seiner Karte,
• eine angemessene Selbstdarstellung.

Im Idealfall runden Ihre Visitenkarte sowie der Kartentausch den positiven ersten Eindruck ab, den ein Mensch von Ihnen bekommt.

Müssen Titel auf die Visitenkarte?

Eine Leserin des fragte mich einmal, ob z. B. auch Adelstitel oder akademische Grade auf die Visitenkarte gehören.
Die Antwort der Redaktion: In Deutschland ist es üblich, dass Adelstitel wie „Freiherr“ oder „Gräfin“ auf Visitenkarten genannt werden, da sie Namensbestandteile sind. Bei akademischen Graden kommt es darauf an, welche Angaben in Ihrer Firma üblich und für Ihre Kunden wichtig sind. Üblich sind Angaben wie Dr., PhD, MBA, Dipl.-Ing.

-Extra-Tipp: Denken Sie serviceorientiert. Überlegen Sie: Welche Informationen sind für Ihre Kunden wichtig und wirklich von Nutzen? Drucken Sie hilfreiche Angaben auf die Rückseite Ihrer Visitenkarte.

Zum Beispiel:

• Laden- oder Praxis-Öffnungszeiten
• eine kleine Anfahrtsskizze
• für Freiberufler: Ihre Philosophie/Ihr Motto und ein freundliches Portraitfoto von Ihnen, damit Ihre Kunden sich leichter an Sie erinnern und gern Ihre Nummer wählen
• Kunden-Service: Weisen Sie auf Zusatznutzen wie Kundensprechstunden, redaktionelle Newsletter, Podcasts oder kostenfreie Downloads von Ihnen hin.

Werbung hat auf der Visitenkarte nichts zu suchen. Aber: Solche hilfreichen und nutzenstiftenden Angaben bewahren Ihre Karte eventuell vor willkürlicher Ablage oder sogar vor dem Papierkorb. Ihr potenzieller Kunde beschäftigt sich stattdessen mir Ihrer Karte und somit mit Ihnen und Ihrem Angebot.

Wann Sie Ihre Visitenkarte reichen

• Bei Rangunterschieden

  Neuerdings kursiert das Gerücht, dass immer der Ranghöhere seine Karte zuerst reicht. Falls das in einigen Benimmbüchern stehen sollte: Es ist falsch! Korrekt ist, dass der Ranghöhere das Recht hat, zuerst zu erfahren, mit wem er es zu tun hat.

  Die Gastfreundschaft verlangt es, dass Sie als Besucher Ihre Karte zuerst reichen. Schließlich hat der Gastgeber das Recht zu erfahren, wen er in seinem Haus/seiner Firma willkommen heißt und bewirtet.

  Er gilt in dieser Situation als „ranghöher”, selbst wenn er Ihr Dienstleister ist. Das gilt übrigens auch beim Begrüßen. Deswegen hat der Gastgeber auch das Recht, den Gast mit Handschlag zu begrüßen, und zwar unabhängig von seinem Rang und Status.

• Am Empfang

  Machen Sie einen Geschäftsbesuch, geben Sie Ihre Visitenkarte am besten zunächst am Empfang ab. Das vereinfacht die Anmeldung und das Ausfüllen von Besucherausweisen. Nach diesem Prozedere bekommen Sie die Karte zurück. Sie können sie später der Person geben, die Sie abholt.

• In einer Gruppe

  In Gruppen erhält zuerst die oder der Ranghöchste die Visitenkarte. Ist keine Hierarchie erkennbar, können Sie die Visitenkarten der Reihe nach verteilen. Warten Sie nicht bis zum Schluss, sondern verteilen Sie die Karten zu Beginn der Begegnung.

  Nun hat jeder die Gelegenheit, sie genau zu lesen und sich Namen und mögliche Titel zu merken. Im Verlauf eines Gesprächs erleichtert dies das gegenseitige Ansprechen mit Namen und Titel – das schafft Sympathie und gibt der Unterhaltung eine persönliche Note.

• Spontan: Im Gespräch oder bei der Verabschiedung

  Stellen Sie sich vor, Sie lernen auf einem Empfang einen Steuerberater kennen, mit dem Sie in Kontakt bleiben wollen. In so einem Fall ist keine Hierarchie zu beachten. Sie können ihn während des Gesprächs oder bei der Verabschiedung ganz zwanglos um seine Karte bitten. Oder: Sie hinterlassen Ihre Karte und bitten ihn, dass er sich bei Ihnen meldet.

• Bei Netzwerk-Treffen, Visitenkarten-Partys und Messen

  Auf solchen Veranstaltungen wird es manchmal sportlich: Visitenkarten werden fast inflationär eingesetzt und ausgetauscht – schließlich geht es um das schnelle Kennenlernen vieler neuer potenzieller Geschäftspartner.

  Seien Sie darauf gefasst, damit Ihnen die eigenen Karten nicht ausgehen. Damit man sich an Sie erinnert und Ihre Kontaktdaten nicht in der Masse untergehen, dürfen Sie bei solchen Anlässen zu kleinen Tricks greifen.

Extra-Tipp: Schreiben Sie einen persönlichen Gruß

Die Karte Ihres Gegenübers sollten Sie niemals vor seinen Augen beschriften! Das gilt als Fauxpas. Auf Ihrer eigenen Karte jedoch dürfen Sie gern einen Gruß oder eine kurze Notiz hinterlassen.

So bleiben Sie positiv in Erinnerung, wenn Ihr Gesprächspartner in den kommenden Tagen seine „Ausbeute“ an Visitenkarten sichtet. Ihre neue Bekanntschaft erinnert sich sofort, worum es geht.

Beispiel für die Beschriftung einer leeren Rückseite:

Herzlichen Dank für die Zusendung eines Belegexemplars.

Viele Grüße

Angelika Sauer

Visitenkartentausch in 8 Schritten

1. Nachfragen

   Als Gast wissen Sie: Es liegt an Ihnen, den ersten Schritt zu tun und die Visitenkarte zu zücken. Sollte Ihr Gast nicht daran denken, dürfen Sie ihn sanft dazu auffordern:

   • „Darf ich Ihre Visitenkarte haben?“
   • „Geben Sie mir Ihre Kontaktdaten?“
2. Karten griffbereit haben

   Das Allerbeste ist, Sie haben Ihre eigenen Kärtchen bereits griffbereit. Falls Sie sie erst zücken müssen, dann am besten aus einem repräsentativen Visitenkarten-Etui aus Leder oder Metall. Deponieren Sie für den Fall der Fälle auch ein paar Ihrer Karten in den dafür vorgesehenen Fächern Ihrer Aktentasche, Ihres Planers oder Ihrer Brieftasche.

   Die Kleingeldbörse Ihres Portemonnaies oder die Gesäßtasche hingegen sind keine guten Aufbewahrungsorte. Dort werden die Karten verbogen. Exemplare mit Eselsohren, Fettflecken oder Lippenstiftspuren machen generell einen schlechten Eindruck. Das betrifft nicht nur Sie, sondern auch das Unternehmen, das sie repräsentieren.

3. Überreichen

   Tauschen Sie Visitenkarten im Geschäftlichen zu Beginn eines Treffens aus, allerdings nicht quer über den Besprechungstisch. Geben Sie Ihrem Gegenüber die Karte persönlich in die Hand. Halten Sie die Karte so, dass der andere die Schrift lesen kann. Schauen Sie ihm dabei kurz in die Augen, um den Kontakt zu verstärken.

4. Angaben lesen

   Lesen Sie sie in Ruhe und prüfen Sie, ob Sie den Namen Ihres Gesprächspartners richtig verstanden haben. Zeigen Sie Ihr Interesse, indem Sie die eine oder andere Detailfrage stellen, z. B.: „Charachovski – spreche ich das richtig aus?“ Visitenkarten ungelesen wegzustecken gilt als Fauxpas!

5. Titel berücksichtigen

   Falls Sie auf der Karte sehen, dass Ihr Gegenüber einen akademischen Grad oder adligen Titel hat, sollten Sie diesen bei der Anrede berücksichtigen. Das gilt auch dann, wenn Sie den Grafen Dracula oder Frau Dr. Fleißig bisher nur mit „Herr Dracula“ oder „Frau Fleißig“ angeredet haben. Jetzt wissen Sie es besser. Wechseln Sie zur korrekten Anrede:

   • Graf Dracula
   • Frau Dr. Fleißig
6. Karte sorgfältig behandeln

   Stecken Sie die Karte nicht unbedacht weg, schon gar nicht in die Gesäßtasche! Behandeln Sie sie vielmehr wie ein kleines, wertvolles Geschenk. Beschriften Sie sie die fremde Karte nicht in der Öffentlichkeit, sondern verwahren Sie sie am besten in einem stilvollen Visitenkarten-Etui.

7. Zusatzinformationen geben

   Wenn möglich, sollten Sie beim Überreichen Ihrer Karte ein paar Zusatzinformationen geben, die Ihnen den Einstieg in einen Small Talk erleichtern.

   Zum Beispiel: 

   • „Auf der Rückseite finden Sie unsere neuen Öffnungszeiten.”
   • „Unsere Internet-Seite wird gerade überarbeitet. In Kürze können Sie dort übrigens auch online bestellen.”
   • „Da ich oft im Haus unterwegs bin, ist auch meine Mobilnummer notiert.”
8. Loben Sie

   Gefällt Ihnen die Visitenkarte Ihres Gegenübers, das Layout oder das Logo? Sagen Sie es! Ich erlebe es immer wieder, dass Menschen sich über diesen Zuspruch freuen.

Dürfen Sie die Karte des Gegenübers beschriften?

Sie dürfen sich Notizen machen – aber bitte erst, wenn das Meeting vorbei ist und Ihr Gegenüber es nicht sieht. So vermeiden Sie, dass Ihr Gesprächspartner den Eindruck bekommt, dass Sie sich sonst nicht an ihn erinnern könnten oder seine Karte als Schmierpapier verwenden.
Was Sie sich notieren sollten: Notieren Sie sich (später) auf der Karte oder auf einem kleinen Post-it-Zettel, wen Sie wann wo kennengelernt haben. Diese Gedächtnisstützen machen sich bei späteren Kontakten bezahlt.

Experten-Tipp: Die Visitenkarte als Grußkarte

Wie bereits erwähnt: Ihre eigene Business-Karte dürfen Sie um einen handschriftlichen Gruß bereichern. Sofern genügend Platz vorhanden ist, kann sie sogar als Grußkarte fungieren und einen Kurzbrief ersetzen. Auch im Privatleben sind Visitenkarten stilvoll und praktisch. In einen kleinen Umschlag gesteckt eignen sich die Kärtchen anstelle vorgefertigter Grußkarten bestens zum Überreichen eines Blumenstraußes oder eines anderen Geschenks. Der handschriftlich dazugesetzte Gruß sorgt für eine persönliche Note.

Enträtseln Sie die Visitenkarten-Geheimsprache

Noch heute werden manchmal Abkürzungen wie p. r. oder p. m. auf Karten verwendet. Die meisten Menschen wissen aber nicht (mehr), was diese Kürzel bedeuten. Entstanden sind sie im 17. Jahrhundert, als sich die Visitenkarte zu einem essenziellen Medium entwickelte, um in der feinen Gesellschaft angekündigt und vorgestellt zu werden.
Die Visitenkarte war eine Besucherkarte im wahrsten Sinne des Wortes („visitare” ist Latein und bedeutet „besuchen”). Im viktorianischen England z. B. war es in gehobenen Kreisen üblich, dass der Besucher an der Tür seine Karte dem Butler übergab. Dieser drapierte die Karte auf einem Tablett und überbrachte sie dem Hausherrn, der Rang und Namen des Gastes in Ruhe prüfen und angemessen reagieren konnte.

Visitenkarten-Geheimsprache

Damit der Hausherr nicht nur wusste, wer ihn besuchen wollte, sondern auch warum, entwickelte sich in Frankreich eine zum Teil heute noch verwendete Visitenkarten-Geheimsprache. Durch Kürzel und Knickmuster wurde der Besuchsgrund angegeben, z. B. Trauer- oder Beileidsbesuch, Bittstellung oder Gratulation.
Heute sind u. a. noch folgende Angaben auf Visitenkarten üblich:

Auch wenn Sie die Geheimkürzel kennen und deuten können, sollten Sie sie selbst besser nicht verwenden. Es kann sein, dass Ihr Gegenüber damit nichts anfangen kann. Fällt es Ihnen schwer, sich diese Abkürzungen zu merken?
Dann möchte ich Ihnen meine Eselsbrücke verraten. Es ist ein Reim von Kurt Adelsfeld, dem Autor des Werks ” aus dem Jahr 1897:

„Visitenkarten sind bequem
und oft im Leben angenehm.
Wer danken will, schreibt drauf p.r.,
das heißt zu deutsch: Ich danke sehr.
Willst ferner sagen Du Adieu
so schreibst Du einfach p.p.c.
Bringst Du einen Fremden ins Haus,
so drückst Du das durch p. p. aus.
Tut Dir das Leid des andern weh,
schreibst auf die Karte Du p. c.
Der Glückwunsch, was er auch betreff,
er lautet einfach nur p. f.
und in der Kart’ein Eselsohr
Bedeutet: Ich sprach selber vor.”

Visitenkarten-Fallen im Ausland

Für Geschäftsleute, die oft ins Ausland reisen oder ausländische Gäste empfangen, sind zweisprachige Visitenkarten unerlässlich. Der fremdsprachige Text steht normalerweise auf der Rückseite. Diese Seite zeigt nach oben, wenn die Karte überreicht wird.
Am häufigsten wird die internationale Geschäftssprache Englisch verwendet. Noch besser machen sich Visitenkarten in der Sprache des jeweiligen Gastlandes oder Besuchers. Die Übersetzung des Textes sollte sicherheitshalber einem Profi überlassen werden. Erfahrungsgemäß haben „handgestrickte” Übersetzungen Fallstricke. Die Gefahr von Missverständnissen ist groß.

Unterschiede weltweit

Der Einsatz von Visitenkarten wird weltweit recht unterschiedlich gehandhabt. Im europäischen Ausland und in Amerika gelten weitestgehend die gleichen Regeln wie in Deutschland.
Dagegen gibt es in ostasiatischen Ländern wie Japan, China und Korea ein protokollarisches Zeremoniell. Jüngere oder in der Hierarchie tiefer eingestufte Mitarbeiter machen den Anfang; der richtige Zeitpunkt ist unmittelbar nach Betreten eines Raumes und nach einem kurzen Small Talk gekommen.
Die Visitenkarten werden mit beiden Händen überreicht und in Empfang genommen. Im Unterschied zu den westlichen Gepflogenheiten sehen sich die Partner nicht direkt an, sondern verbeugen sich voreinander, um so gegenseitigen Respekt zum Ausdruck zu bringen.
Es ist ratsam, einen großen Vorrat an Visitenkarten nach Südostasien mitzunehmen, da diese dort gern und freigebig ausgetauscht werden. Keine greifbar zu haben, wäre ein dicker Fauxpas. Im Falle eines Falles gibt es in den Einkaufspassagen großer Hotels spezielle Läden, die innerhalb von 24 Stunden Visitenkarten produzieren.

Karte annehmen

Fassen Sie empfangene Karten an den oberen Ecken an und lesen Sie sie sofort und ausgiebig. Achtloses Wegstecken empfinden Ostasiaten als abweisend. Pluspunkte bringt der Versuch, den Namen des Gegenübers und den Namen seiner Firma auszusprechen. Während eines Meetings legen Sie die Karten in der Reihenfolge der Sitzordnung vor sich auf den Tisch.

Denken Sie auch an Ihre elektronischen Visitenkarten V-Cards

V-Cards – so nennt man die persönlichen Visitenkarten, die im elektronischen Datenverkehr inzwischen gang und gäbe sind. Sie werden beim Versand von E-Mails angehängt und mitgeschickt. In der Regel enthalten sie die gleichen Standardangaben wie gedruckte Karten.
Praktisch: Der Empfänger kann z. B. Ihre in Outlook erstellte und per E-Mail verschickte Karte direkt in sein Outlook-Adressbuch übernehmen. Wer oft mit dem Adressbuch von Palm, Handy und Co. arbeitet und dieses mit dem PC abgleicht, hat so auf Wunsch die V-Cards immer bei sich.

Erfolgsgeheimnis: Für jede Zielgruppe die richtige Karte

Legen Sie in Outlook unterschiedliche Visitenkarten von sich an, sodass Sie – je nach Rolle und Funktion – für jede Zielgruppe die passenden Angaben parat haben.